Belajar SAP step by step

SAP VA02 Batal sales order

2007-11-04T09:16:00.000-08:00

SAP VA02 Cancel sales order
1. Pakai Kode transaksi VA02

2. Masukkan nomor Sales order yang mau dicancel.
3. Klik "enter"

4. Klik simbol ini

5. Pilih alasan pembatalan (‘Reason for rejection’).

6. Simpan (Save)

SAP Default kolom Sales Order

2007-11-04T09:04:00.000-08:00

4.6x Default Urutan kolom untuk Sales Order

Membuat default untuk semua users :-
• Dilayar Sales Order VA01 / VA02 / VA03. ( setting akan berlaku untuk semua layar)
• Klik dan hold kolom yang akan dipindah, lalu geser ke kolom yang diinginkan dan lepas kliknya.
• Klik tabel setting yang berada di sebelah kanan item Sales Order.
• Ketik nama Variant
• Tandai (Tick) "Use as a standard settings" dan klik "Create "
• Klik Administrator
• Klik Activate

SAP C/N & Subsequent debits

2007-11-04T08:25:00.000-08:00

Perbedaan antara SAP "Nota Credit" (Credit Memo) dengan "Debet/Credit susulan" (subsequent debits/credits)

Subsequent Debits/Credits digunakan jika jumlah barang di invoice tidak berubah.

Misalnya:
Purchase Order 10 pcs - $10
Bukti Penerimaan barang (Goods Received) 10 pcs - $10
Invoice pembelian (Logistic Invoice Verification) 10 pcs - $11

Nilai Invoice dari supplier oice is melebihi Nilai Purchase Order.
Untuk membetulkannya, Supplier akan mengirim invoice tambahan untuk menaikkan nilai invoice atau Credit Memo untuk menurunkan nilai invoice.

Kalau kenaikan harga disetujui oleh perusahaan kita, maka invoice susulan ini diposting sebagai "Subsequent Debit" Invoice.

jika credit memo yang diterima sebagai pengurangan harga senilai -$1, maka posting C/N ini sebagai "Subsequent Credit".
Ini akan menurunkan nilai hutang tetapi kuantitas barang tidak berubah.

Subsequent Credit digunakan jika Credit nya bukan total nilai invoice.
Misalnya Supplier menurunkan harga karena kelebihan hitung $1.

Credit memo digunakan jika Credit nya untuk total harga atau nilai.

SAP Clearing dalam Mata Uang Lokal

2007-11-03T14:18:00.000-07:00

SAP Clearing dalam Mata Uang Lokal (Reporting currency)

Efek dari clearing dalam mata uang lokal :
Contoh mata uang lokal (reporting currency ) adalah SGD
Pembelian USD 1000 (kurs 1 USD = 2 SGD)

Jurnal accounting dalam mata uang lokal adalah
Purchase account Dr SGD 2000
Vendor account CR SGD 2000

Pembayaran dilakukan pada saat kurs 1 USD = 1.8 SGD.
Pada kasus ini, customer seharusnya membayar mata uang lokal setara dengan mata uang USD.1000 yaitu SGD. 1800.

Ketika membayar SGD 1800, journal nya adalah : :
Vendor account DR SGD.2000
Bank account CR SGD. 1800
Gain on Foreign Currency fluctuation CR SGD.200

Pada saat clearing, sistem menghitung dengan menggunakan kurs sekarang dan perbedaan akan di posting ke account Foreign Currency rate differences .

Jika perbedaan ini tidak diinginkan atau pembayaran dalam mata uang lokal diharapkan dibayar pada kurs pada saat pembelian / penjualan, di SAP ada fasilitas dalam layar company code Global settings untuk meniadakan perbedaan ini.

Pada kasus ini dan dalam contoh diatas penerimaan uang adalah SGD 2000.
dan perbedaan tidak akan dicatat.

Setting untuk clearing dalam mata uang lokal :-
OBY6 - Company code Global data
Double klik Company code
Tandai tidak ada perbedaan kurs pada saat clearing dalam mata uang lokal(NO ex. rate diff when clearing in loc. currency)

SAP GR/IR account

2007-11-03T14:07:00.000-07:00

GR IR adalah account perantara yang diciptakan sewaktu meng-input "Bukti Penerimaan Barang" (Goods Received Notes).
account ini akan nol (clear) setelah invoice diinput.

Setelah Bukti Penerimaan barang diinput:
Dr. Expenditure A/c
Cr. GR/IR A/c

Setelah purchase invoice diinput:
Dr. GR/IR
Cr. Vendor A/c

Setalah pembayaran dilakukan
Dr. Vendor A/c
Cr. Bank

Nilai GR IR yang tinggi menunjukkan perusahaan mempunyai hutang (Liability) yang tinggi.
Juga menunjukan purchase invoice tidak diinput pada waktunya.
Nilai GT IR akan berkurang jika purchase invoice telah di input.

SAP VF05 melihat list dokumen

2007-11-03T13:47:00.000-07:00

Prosedur untuk melihat list sales dokumen
1. Gunakan kode transaksi VF05

2. - Masukkan "terms of retrieval". misalnya , “Payer” (code customer).

- klik

3. Layar berkut akan muncul

Pilih layout dan klik

4. Klik

5. List Dokument Sales (Billing Documents) akan muncul

6. Untuk memindahkan kolom, klik judul kolom yang akan dipindah dan pindah cursor ke tempat yang diinginkan dan lepaskan klik nya.

7. Untuk menyimpan layout, Pilih “Settings” – “Layouts” – “Save”.

8. Di field ‘Save layout’ masukkan nama yang diinginkan

Back

SAP F.05 tdk diposting ke system

2007-11-03T13:16:00.000-07:00

SAP Entry yang dimasukan via F.05 tidak kelihatan di FI

Pertanyaan:
saya telah execute F.05 (Foreign Currency Valuation) tanpa otorisasi FBB1.
jadi , tidak ada FI data yang diposting ke system.
Tapi field nilai perbedaan (value difference field) (BDIFF) di tabel BSIK telah di update.

Setelah menyadari masalah ini, kami mendapat otorisasi dan mencoba meng execute F.05.
Tapi karen BSIK->BDIFF telah di update, baik "new difference" maupun "old difference" nilainya sama dan kali ini juga FI document tidak diposting ke system.

Semua setting lainnya untuk meng-execute F.05 telah benar.
Apakah ada cara untuk mambalik (reverse) BSIK->BDIF melalui program standar?

Pertanyaan yang hampir sama dari user yang lain:
Saya mempunyai masalah yang mirip.
User menjalankan transaksi F.05 dengan mang-klik "Bal sheet preparation valuation" (Valuation di Update di document tersebut)

Ini menyebabkan pada setiap document terjadi perbedaan nilai "nol" (nilai sebelumnya) pada report di kolom "Old Valuation Difference"
(tabel BSEG di field BDIFF field nilainya adalah nilai "old valuation difference")
dan program pembayaran menghasilkan kurs yang tidak sesuai.

Jawab :
Masuk ke SAP kode transaksi SM35.
jika posting gagal system akan menciptakan batch di batch input session.

Hal ini disebabkan BDIFF telah diupdate dan proses posting tidak berhubungan dengan ini.
Cukup proses session tersebut dan semua akan beres.

BDIFF/BDIF2 juga akan di reset dengan menciptakan Valuation Method kedua di OB59 and memilih option "Reset" dengan memilih parameter yang sama..

Kemudian jalankan SAPF100 dengan metode ini pada tanggal yang benar , semua nilai di BDIFF/BDIF2 akan kembali dibalik.

Jika kamu memilih untuk tidak mem posting document, kamu dapat merubah sementara customise di OBA1..

SAP FBD1 Input cepat transaksi berulang

2007-11-03T11:38:00.000-07:00

SAP FBD1 Menginput transaksi hutang yang berulang-ulang (Recurring Vendor)

Gunakan SAP FBD1 prosedur untuk memasukkan transaksi Vendor atau pembayaran customer yang tidak menggunakkan PO (Purchase Order) .
Recurring entry adalah transaksi yang terjadi berulang-ulang.

Prosedur:
1. Masukan Kode transaksi FBD1 atau pilih dari menu berikut :

Layar berikut akan muncul :

2. Masukkan data berikut :
- Company code
- First run eg. 30.04.2007 (pertama kali entry dijalankan)
- Last run eg. 31.03.2008 (terakhir kali entry dijalankan)
- Interval in months, (berapa jarak waktu untuk setiap kali dijalankan)
- Run date (tanggal entry dijalankan).
jika informasi tidak dimasukkan, data yang dipakai akan mengikuti instruksi "first run".
- Document type eg. AB or SA.
- Currency/rate
(Tidak usah dimasukkan kecuali jika berbeda dari data tabel kurs SAP)
- Reference (biasanya nomor customer or vendor)
- Translation date (untuk menentukan kurs yang digunakan)
- Document header text
- Posting key
- Account
3. Klik

4. Layar berikut akan muncul & Lengkapi data yang diperlukan

5. Klik

6. Layar berikut akan muncul , lengkapi data yang diperlukan

7. Klik to memilih ALL ACCT ASSIGNMENTS

8. Lengkapi informasi coding block di field yang sesuai

9. Klik lanjutkan

10. Layar berikut akan muncul
(Bisa juga di access dari kode FBD2)

11. Klik Document overview
(bisa juga diaccess dari SAP FBD3)

Enter Recurring Entry: Display Overview screen

5. Klik

SAP FBD2 Hapus Pengulangan

2007-11-03T11:05:00.000-07:00

SAP FBD2 Hapus Transaksi Pengulangan (Recurring item)

Recurring item adalah transaksi tanpa Purchase Order untuk vendor /customer yang diinput berulang-ulang misalnya setiap sebulan.
Prosedur untuk memasukkan transaksi recurring adalah dengan kode transaksi FBD1.

Tetapi terkadang kita membuat kesalahan dalam FBD1 tersebut.
Untuk menghapus / merubahnya kita gunakan prosedur sebagai berikut :

1. ketik kode transaksi FBD2
Change Recurring Document (Ubah document pengulangan):
Layar pertama (initial screen) yang ditampilkan adalah nomor dokumen untuk nomor document recurring yang terakhir dimasukkan.

Field dapat diubah untuk melihat dokument recurring yang lain.
Lengkapi field & klik enter

2. Untuk melihat detail line item, double klik untuk memilih line item yang sesuai.

Kita bis juga ke layar ini dengan path (jalur) berikut : Environment -> Recurring entry data

3. Plih dari menu berikut dan klik Goto -> Recurring entry data

4. Klik (berikan tanda) untuk "recurring entry for deletion".
Kalau recurring entry ditandai untuk dihapus ("recurring entry for deletion") , dokumen akan disimpan di system hanya untuk tujuan audit trail tapi tidak akan muncul lagi di account.
.

5. Klik

SAP FBL5N (Display data Pelanggan )

2007-11-03T10:08:00.001-07:00

Customer Line Item Display (FBL5, FBL5N)

Pakai prosedur ini untuk melihat Ledger (line items) untuk kriteria berikut:

- "a given customer" (Satu Customer tertentu)
- "range of customers" (Lebih dari satu customer)
- "a given company code" (Satu kode company tertentu)
- "range of company codes". (Lebih dari satu kode company)

User bisa merubah design laporan (report) dengan memasukkan parameter dan memilih informasi yang diinginkan.

Misalnya "hanya invoice yang belum lunas (open item)"
atau "hanya invoice yg sudah lunas ( cleared item)".

User juga dapat merubah satu dokumen atau membuat perubahan massal (lebih dari satu dokumen (mass changes) melalui FBL5N display ini.

Dan dengan double klik di line item, user dapat melihat detail dari invoice.

Prosedur ini digunakan untuk melihat account customer untuk keperluan berikut ini :

- Mengirim data invoice yang belum lunas ke customer ( dunning) dll.
- Report online yang bisa diprint kapan saja
- Report yang dipakai untuk keperluan review dan didesain sesuai permintaan

Prosedur :

1. Ketik Kode transaksi FBL5N
Layar berikut akan muncul

2. Pilih symbol DYNAMIC SELECTIONS .

Folder-folder nya berisi pilihan tambahan untuk option field.
Untuk menambah field , buka folder-folder dengan double klik pilihan tertentu.
Klik Execute

3. Pilih simbol VARIANT , untuk merubah tampilan (display).

Klik Execute

4. Layar berikut akan muncul
ABAP: Variant Directory of Program RFITEMAR

Daftar variasi (variant) muncul mengizinkan user untuk memilih variant yang sesuai.
Pakai Scroll Bar untuk melihat layar kebawah atau keatas untuk melihat layar variant lainnya.
User dapat memilih variant dengan double klik atau highlight kemudian klik simbol .

5. Pilih simbol MULTIPLE SELECTIONS
Multiple Selection for Customer Account
User dapat memasukkan nomor account customer lainnya .

Misalnya : Pilih Range of customers
Kalau user tidak memasukkan apapun, pilih simbol CANCEL .
Tapi kalau user memasukkan informasi , pilih simbol EXECUTE .

Contohnya jika kita memilih invoice yang sudah lunas dari tanggal 9 Jan - 9 Mei ' 2004

Layar berikut akan muncul :

User dapat menggunakan simbol-simbol berikut sesuai dengan keperluan.